Descrição do cargo de assistente administrativo

Qual é a função de um assistente administrativo?

Assistentes administrativos executam tarefas administrativas em geral, geralmente em nome de um líder da organização. Se você for altamente motivado e organizado, talvez esse seja o trabalho exato para você. O dia a dia de um assistente administrativo inclui coordenação de várias agendas, recebimento de telefonemas e mensagens, envio de e-mails, preparação de grandes reuniões e apresentações, realização de anotações durante reuniões e várias outras tarefas relacionadas.

Assistentes administrativos normalmente são pessoas extrovertidas e cordiais que trabalham bem com vários tipos de personalidade de líderes. Bons assistentes administrativos são excelentes na organização e na gestão do tempo e das expectativas de várias pessoas, além de demostrar autonomia, desempenhando tarefas antes que os outros reconheçam a necessidade delas. As pessoas bem-sucedidas nessa função geralmente progridem para auxiliar líderes de nível mais alto (às vezes se tornando assistentes executivos), gerenciar outros assistentes administrativos ou trabalhar como gerentes de escritórios.

Exemplo de descrição de cargo de assistente administrativo

Visão geral da vaga

A XYZ é uma empresa líder no setor em que opera. Nossos funcionários nos deram a classificação de 4,1 no Glassdoor. Venha fazer parte da nossa equipe. Estamos contratando para a vaga de assistente administrativo. Se você é um profissional dedicado, a XYZ é um excelente lugar para crescer profissionalmente.

Responsabilidades do cargo de assistente administrativo

  • Receber os visitantes e lhes dar ajuda para encontrar a direção certa, respondendo suas dúvidas e mantendo um ambiente acolhedor
  • Organizar e manter a confidencialidade dos arquivos e banco de dados
  • Administrar a comunicação, incluindo e-mails e ligações
  • Filtrar ligações, redirecionar chamadas e anotar os recados
  • Agendar compromissos e reuniões, e fazer reservas conforme a necessidade
  • Receber pedidos; classificar e distribuir as correspondências recebidas
  • Administrar e solicitar materiais de escritório
  • Receber faturas e examinar se estão corretas
  • Coordenar os preparativos de viagem da equipe, incluindo transporte e hospedagem

Requisitos para ser assistente administrativo

  • Necessário diploma do ensino médio ou Desenvolvimento Educacional Geral (GED). É preferível diploma em administração de empresas.
  • 2 a 3 anos de experiência em administração, secretariado ou escritório
  • Capacitação em informática, incluindo Microsoft Office
  • Habilidades para comunicação verbal e escrita
  • Fácil adaptação com mudanças de rotina
  • Alto nível de atenção a detalhes
  • Experiência com banco de dados
  • Conhecimento prático de equipamentos gerais de escritório

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Empresas: como elaborar uma boa descrição de vaga

  • Mencione o tempo de experiência e o nível educacional exigidos
  • Descreva o diferencial da sua empresa e vaga para os candidatos
  • Tamanho ideal: alguns parágrafos ou cerca de 200 palavras
  • Quebre os parágrafos e use marcadores de forma adequada, para facilitar a leitura
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