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Como otimizar seu processo de onboarding

Por que trazer um novo funcionário consome tantos recursos? Se você observar, verá que a questão pode ter mais a ver com a inclusão de um novo funcionário na empresa do que com o recrutamento em si. 

Existem vários fatores que podem aumentar o custo de uma nova contratação. Listamos abaixo como você pode ser mais estratégico em relação a eles:

Documentação de onboarding

A integração exige muitas documentações, inscrição da nova pessoa em benefícios, formulários fiscais, manuais de novos funcionários, entre outros. Mas, existem algumas maneiras de minimizar o tempo que estas tarefas consomem. 

Primeiro, digitalize sua papelada de onboarding. Existem muitas novas soluções de RH no mercado que podem reunir todas as tarefas administrativas do processo de contratação em um único local, inclusive com acesso online para os funcionários. Segundo, você pode pedir aos seus novos funcionários que finalizem toda a papelada antes do primeiro dia de trabalho. Dessa forma, eles poderão chegar no novo desafio focados em aprender e se ambientar, ao invés de se preocupar com papéis e questões burocráticas. 

O valor do onboarding

Se você investe tempo na integração de um novo funcionário e ele desiste 3 meses depois, significa que todo aquele recurso não foi bem aproveitado. E se se isso acontecer diversas vezes por ano, o impacto financeiro pode ser alto.

Pesquisas mostram que ter um bom processo de integração pode prevenir a rotatividade antecipada. Um estudo de caso da Corning Glass Works, por exemplo, descobriu que os funcionários que participaram de um programa de integração estruturado tinham 69% mais chances de permanecer na empresa por três anos. Isso acontece porque a boa integração estabelece expectativas claras para os funcionários, o que significa que eles são menos propensos a encontrar surpresas durante sua trajetória na organização.

Acelerando a produtividade

Outro custo da integração é a baixa produtividade nos primeiros dias e até mesmo semanas. Os novos funcionários recebem uma demanda de trabalho menor porque ainda estão descobrindo como executar suas responsabilidades, quais são os fluxos de trabalho, as ferramentas de comunicação, entre outros. Por exemplo, eles podem ter que pesquisar sobre um produto e seu mercado antes de começar a trabalhar efetivamente nele. Algumas fontes sugerem que pode levar até oito meses para que um funcionário se torne totalmente produtivo e imerso no negócio.

A questão aqui é diminuir o tempo dessa fase de descoberta. Não se preocupe apenas com a parte administrativa, faça um planejamento para que cada funcionário receba o treinamento e a orientação que precisa para desempenhar seu papel na empresa o quanto antes. Sente-se com eles regularmente e veja como estão as coisas. 

Provisionando os custos

Cada novo funcionário precisará receber seu crachá, computador, fones de ouvido, teclado, mouse, licenças de programas específicos, garrafinha de água, caderno de anotação, etc. Tudo isso tem custo.

A ideia aqui não é eliminar materiais ou equipamentos, mas sim provisionar esses valores para reduzir custos no longo prazo. Para começar, acompanhe tudo o que você dá aos novos funcionários e tente padronizar o máximo possível. Contabilize e faça uma previsão com a área de compras para o volume do ano todo. Ao comprar em escala, você reduz o custo unitário. Isto é especialmente relevante se a sua empresa faz mais de 100 contratações no ano. 

Vale lembrar que um dos erros de recrutamento mais custosos é um processo de contratação que não produz funcionários engajados. Se os novos contratados desistirem em poucos meses, todo seu esforço e recursos investidos serão desperdiçados – então seja o mais estratégico e eficiente que puder, mas não corte etapas cruciais apenas para gerar economia.