Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers en ondersteunt de vlotte werking van zowel het gebouwbeheer als de departementale werking.

• Je ondersteunt de organisatie van departementale evenementen en recurrente vergaderingen: reservaties, uitnodigingen, inschrijvingen, catering en materiaal.
• Je beheert de departementale voorraden, zoals kantoormateriaal en de kleine kantoorinrichtingen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve hulp (zoals kopies van examens of cursussen, verkoop van cursusmateriaal), met uitzondering van HR- en financiële administratie van onderzoeksgroepen.
• Je treedt op als tussenpersoon bij technische en logistieke vragen.
• Je bent verantwoordelijk voor lokalenreservering, reprografie en scanwerk.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe personen en nieuwe personeelsleden voor praktische aangelegenheden.
• Je informeert over en volgt (internationale) zendingen op.
• Je ondersteunt de departementaal beheerder en PR-werkgroep bij interne en externe communicatie, en beheert de website en sociale mediakanalen van het departement.
• Je helpt bij de organisatie van meerdaagse excursies

• Je bent het eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor medewerkers, studenten en bezoekers, en bent verantwoordelijk voor het bezorgen van parkeercodes.
• Je beheert en volgt lokalenreservaties op voor alle ruimtes in eigen beheer.
• Je ondersteunt de gebouwbeheerder bij technische meldingen, kleine defecten en verbouwingsdossiers.
• Je helpt bij toegangscontrole en sleutelbeheer.
• Je verzorgt de gebouwspecifieke onboarding van nieuwe medewerkers.
• Je bent verantwoordelijk voor de postverdeling.
• Je ziet toe op het correct gebruik van sociale ruimtes, vergaderzalen en andere gemeenschappelijke ruimtes.
• Je plaatst en volgt gebouwspecifieke bestellingen op en beheert de voorraden.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële beheer van het gebouw.
• Je bent het aanspreekpunt voor lockers.
• Je beheert en volgt de informatieschermen in het gebouw op.
• Je volgt medewerkers die uit dienst zullen gaan proactief op.
• Je ondersteunt de organisatie van gebouwgebonden evenementen en activiteiten.
• Je bent lid van de Eerste Interventieploeg (EIP) van het gebouw.
• Je helpt bij het onderhoud en de uitwerking van het intranet van het gebouw.